Decontare combustibil bloc: Când și cum se pot achita legal drumurile președintelui?

Deplasările în interesul blocului: Excepție sau regulă?

Trăim în era digitalizării, unde plățile se fac prin aplicații mobile, gestiunea contabilă este transparentă în e-bloc.ro, iar sucursala băncii se află, de cele mai multe ori, la doar câteva minute de mers pe jos de bloc. În acest context modern, deplasările fizice ale conducerii unei asociații de proprietari sunt rare și punctuale — cum ar fi depunerea unui dosar de restanțier la Judecătorie sau o clarificare administrativă la Primărie.

Tocmai pentru că astfel de drumuri sunt excepționale, apariția repetată a bonurilor de benzină pe lista lunară stârnește rapid suspiciuni la avizier. Când este cu adevărat legală o decontare combustibil bloc și de ce acte este nevoie pentru ca banii să fie achitați fără riscuri sau conflicte între vecini? Pentru o imagine completă asupra atribuțiilor conducerii, poți consulta ghidul nostru despre drepturile și limitele președintelui de bloc.

Cele 3 condiții obligatorii pentru o decontare combustibil bloc legală

Pentru ca un bon de combustibil aferent unei deplasări rare și justificate să fie introdus pe lista lunară de întreținere și să treacă de verificarea cenzorului, trebuie să îndeplinească obligatoriu trei cerințe principale:

1. Prevederea expresă în Bugetul de Venituri și Cheltuieli (BVC)

Nicio cheltuială nu poate fi făcută după bunul plac al comitetului. Dacă proprietarii nu au aprobat un plafon anual pentru deplasări urgente în cadrul adunării generale, nicio sumă nu poate fi decontată din banii comuni. Singura entitate care are dreptul legal de a vota acest buget este Adunarea Generală a asociației de proprietari.

2. Dosar justificativ complet (Bon fiscal pe CUI + Foaie de parcurs)

Un simplu bon de benzinărie dovedește doar o achiziție, nu și faptul că drumul a fost făcut strict pentru asociație. Normele financiar-contabile impun ca bonul fiscal (emis neapărat pe CUI-ul asociației) să fie însoțit de un ordin de deplasare și o foaie de parcurs.

De exemplu, dacă în luna Martie președintele trebuie să meargă fizic la Judecătorie pentru un caz de executare silită, foaia de parcurs atașată la dosar trebuie să specifice clar:

• Data exactă a deplasării (ex: 15 Martie);
• Traseul parcurs (ex: Sediu bloc – Judecătoria Sectorului 1 – Sediu bloc);
• Scopul clar al vizitei în interesul asociației de proprietari;
• Numărul de kilometri parcurși și consumul normat al autovehiculului.

3. Repartizarea corectă pe lista de plată

Suma decontată reprezintă o cheltuială administrativă de funcționare. Prin urmare, ea se repartizează tuturor proprietarilor pe cota-parte indiviză (în funcție de suprafața utilă a fiecărui apartament), fiind inclusă pe lista lunară afișată la avizier.

Legea nr. 196/2018 definește clar modul în care se repartizează aceste costuri administrative:

Cheltuielile pe cota-parte indiviză de proprietate reprezintă cheltuielile efectuate pentru administrarea, întreținerea, repararea, exploatarea și, după caz, consolidarea părților de construcții și instalații din condominiu aflate în proprietate comună.

Greșeli grave: Plățile din fonduri speciale și amenzile aferente

Deoarece deplasările ar trebui să fie cazuri izolate, încercarea de a acoperi cheltuielile de transport prin metode „scurtcircuitate” expune asociația la sancțiuni financiare severe:

• Plata din Fondul de Penalități sau Fondul de Reparații: Utilizarea banilor din fondul de penalități pentru decontarea benzinei este complet ilegală. Sumele din penalități au o destinație specială și limitativă (plata penalităților către furnizori sau reparații ale proprietății comune). Poți citi mai multe despre utilizarea corectă a acestor resurse în articolul nostru despre Fondul de Reparații și Fondul de Rulment. Folosirea fondurilor cu altă destinație constituie contravenție și se sancționează cu amendă între 5.000 și 10.000 lei.
• Acordarea unei sume fixe lunare: Achitarea unei sume fixe rotunde în fiecare lună (fără foi de parcurs individuale care să dovedească drumuri reale) este încadrată de ANAF drept un venit salarial neimpozitat acordat președintelui. Pentru detalii privind taxarea corectă a conducerii, verifică ghidul despre taxele datorate pentru indemnizațiile conducerii.
• Lipsa avizului cenzorului: Fiecare decont trebuie verificat și avizat de cenzor înainte de a fi introdus pe lista de plată. Fără semnătura cenzorului pe decontul de cheltuieli, plata poate fi contestată cu succes de către orice proprietar.

Cum asigurăm transparența financiară pe lista de întreținere?

O gestiune financiară curată este cheia bunei vecinătăți. Atunci când fiecare leu cheltuit pe combustibil este o excepție justificată și susținută de foi de parcurs clare, locatarii au garanția că banii lor sunt folosiți exclusiv în interesul condominiului. Află mai multe despre cum verifici corectitudinea datelor afișate citind despre transparența listelor de plată.