Administratorul Făcea și pe Cenzorul? De Ce Este Ilegală Dubla Calitate la Bloc

De ce este interzisă suprapunerea funcțiilor de administrator și cenzor?

Multe blocuri din România încă funcționează după obiceiuri vechi, în care aceeași persoană sau firmă se ocupă de gestiunea zilnică a banilor și tot ea își verifică propriile calcule. În structura de conducere a blocului, rolul de cenzor într-o asociație de proprietari este de a asigura controlul financiar intern, iar Legea nr. 196/2018 interzice în mod expres ca persoana care administrează bunurile să se controleze singură.

Această interdicție nu este o simplă formalitate birocratică, ci un principiu esențial de drept financiar: nimeni nu poate fi propriul său auditor. În absența unei verificări independente, riscul ca greșelile de calcul, facturile dublate sau chiar fraudele financiare să rămână neobservate ani la rând crește exponențial. Puteți citi mai multe despre aceste cerințe în ghidul nostru despre cine poate fi cenzor la asociație și ce pregătire profesională trebuie să aibă.

Pentru a garanta un control obiectiv, Legea nr. 196/2018 stabilește reguli clare privind normele generale de incompatibilități în conducerea asociației:

„(5) Funcția de președinte, respectiv membru în comitetul executiv, este incompatibilă cu funcția de cenzor sau membru în comisia de cenzori. (6) Nu au dreptul de a fi alese sau numite în funcții de conducere, administrare sau control din cadrul asociațiilor de proprietari persoanele înrudite până la gradul al III-lea cu cei care deja ocupă aceste funcții.” — Legea nr. 196/2018, Art. 46 alin. (5) și (6)

Circuitul legal al documentelor: Drumul dosarului de la factură la avizier

Pentru ca listele de plată afișate la avizier să aibă valoare legală și să fie corecte din punct de vedere contabil, banii și documentele asociației trebuie să parcurgă un circuit strict reglementat de Art. 66 alin. (1) lit. m) din lege, stabilit în patru etape clare:

Etapa 1: Întocmirea dosarului de către Administrator

La finalul fiecărei luni de calcul, administratorul colectează toate facturile emise de furnizorii de utilități (apă, energie electrică, salubritate, servicii de curățenie), bonurile fiscale, extrasele de cont bancar și citirile de contoare. Respectând limitele stabilite pentru atribuțiile administratorului de bloc, el întocmește repartizarea cheltuielilor și constituie un dosar de întreținere transparent, alături de propunerea pentru lista de plată.

Etapa 2: Verificarea independentă de către Cenzor

Înainte ca lista să fie publicată, dosarul complet ajunge la cenzor sau la comisia de cenzori (ori la expertul contabil autorizat CECCAR angajat de asociație). Desemnarea unui cenzor la nivelul asociației de proprietari garantează că cineva verifică dacă soldurile din bancă corespund cu realitatea, dacă facturile au fost repartizate corect pe cota-parte indiviză sau pe număr de persoane și dacă nu există erori aritmetice. Dacă totul este în regulă, cenzorul își dă acordul și aplică viza de verificare pe dosar.

Etapa 3: Analiza și aprobarea de către Comitetul Executiv

După ce dosarul a primit undă verde de la cenzorat, acesta este supus analizei Comitetului Executiv. Membrii comitetului verifică dacă cheltuielile efectuate se încadrează în bugetul aprobat de Adunarea Generală și dacă lucrările sau serviciile facturate au fost recepționate corespunzător în bloc.

Etapa 4: Semnarea de către Președinte și afișarea

În ultimul pas, asumându-și limitele legale privind ce putere are președintele de bloc, acesta din urmă semnează lista de plată și dispune afișarea acesteia la avizier. Fără parcurgerea etapelor anterioare și fără viza cenzorului, lista afișată poate fi contestată cu succes în instanță de orice locatar.

Unde rămân documentele și cum le pot consulta proprietarii?

Dosarul lunar de întreținere nu este proprietatea administratorului și nici a președintelui. Acesta rămâne în arhiva oficială a asociației de proprietari și reprezintă un document public pentru toți membrii comunității. Orice proprietar are dreptul legal de a solicita consultarea facturilor, extraselor bancare și a chitanțelor care stau la baza sumei afișate pe lista sa de plată.

În cazul unei gestionări moderne, acest proces nu mai necesită deplasări la biroul de administrație sau cereri scrise pe hârtie. În sistemele digitale de administrare, toate documentele din dosarul lunar — de la facturile originale ale furnizorilor până la Deciziile Comitetului și rapoartele de cenzorat — sunt scanate și încărcate direct în aplicația mobilă sau pe platforma e-bloc.ro. Astfel, fiecare locatar poate verifica în timp real transparența fondurilor asociației direct de pe telefon.

Ce riscuri mari există când executantul se controlează singur?

Atunci când într-un bloc rolul de administrator este suprapus nelegal cu cel de cenzor, apar consecințe grave care afectează direct buzunarul proprietarilor:

• Erori de calcul nesemnalate: Mici greșeli de repartizare a consumurilor sau de aplicare a cotei-părți indivize se pot acumula de-a lungul anilor, generând datorii fictive sau restanțe nejustificate.
• Lipsa verificării extraselor bancare: Fără un cenzor independent care să controleze lunar soldul contului bancar, plățile neautorizate sau penalitățile generate de neplata la timp a furnizorilor rămân ascunse. În cazurile grave de suspiciune, singura cale de clarificare rămâne solicitarea unei expertize contabile la bloc.
• Vulnerabilitate în instanță: Listele de plată neverificate de un cenzor autorizat pot fi anulate de instanța de judecată în cazul în care asociația încearcă să recupereze restanțele de la rău-platnici, blocul pierzând procesele din motive de procedură.
• Păstrarea decalajelor de calcul: Administrările vechi tind să ascundă întârzierile de afișare și decalajele lunare de calcul sub formulări vagi, în loc să ofere rapoarte clare de reconciliere financiară.

Cum arată un cenzorat profesionist și independent?

Soluția legală și sigură pentru orice asociație de proprietari este separarea completă a celor două atribuții. Adunarea Generală are opțiunea de a alege un cenzor din rândul proprietarilor (persoană cu studii economice sau juridice, neînrudită cu conducerea) sau de a contracta un serviciu externalizat de cenzorat derulat de un expert contabil atestat CECCAR.

Alegerea unui cenzor pentru asociația de proprietari care să fie independent reprezintă un parteneriat de siguranță pentru comunitate. Prin verificările lunare riguroase, acesta protejează patrimoniul blocului, garantează corectitudinea cifrelor de la avizier și asigură liniștea tuturor proprietarilor că banii de întreținere sunt gestionați în deplină legalitate.